De nos jours, il y a tellement de façons de signer un contrat qu’il est possible de se perdre dans le monde numérique.

La signature manuscrite n’est qu’un des procédés permettant de consentir, par écrit, à un contrat. Cependant, il y a plusieurs formes de « signatures » technologiques valides, lesquelles ont chacune leurs particularités. En général, la validité d’une signature exige deux éléments principaux : (i) la « signature » ou la « marque » qui représente l’expression du consentement de la personne qui l’appose, et (ii) l’existence d’un lien entre le signataire et le document signé. Si le document est un document technologique sans version papier, un troisième élément est exigé : l’intégrité du document doit être maintenue depuis que la signature a été apposée.

1. Signature numérisée ou photocopiée

La signature numérisée ou photocopiée ne représente pas une signature électronique, mais bien une copie de la signature manuscrite qu’on retrouve sur le document original. En fait, le destinataire n’aura reçu qu’une copie numérisée (équivalente à une photocopie) du document portant la signature. Dans ce cas, il est conseillé d’obtenir l’original du document afin d’avoir accès à la meilleure preuve disponible dans l’éventualité d’un litige. Si l’original ne peut être obtenu, il est recommandé de conserver une copie du courriel ou de la preuve de transmission provenant du signataire. De cette façon, vous pouvez lier la personne directement au document.

2. Marque électronique générée par l’utilisateur

Certains logiciels offrent la possibilité de « signer » un document par l’apposition d’une marque. La marque pourra être créée par l’utilisateur qui l’appose sur le document afin de manifester son consentement. Ce type de signature peut être considéré comme une « signature générée par l’utilisateur ». Bien qu’il s’agisse d’une forme acceptable de signature, il demeure qu’un lien entre le signataire et le document doit être établi. Il est donc recommandé de conserver le courriel ou le fichier par lequel le document signé a été transmis. Si l’envoi n’est pas fait par la personne apparaissant comme signataire au document, le lien entre le signataire et le document sera rompu et des éléments de preuve supplémentaires seront nécessaires afin de faire la preuve de ce lien et de la validité de la signature.

3. Signature électronique avec un certificat « numérique »

Ce type de signature est créé par un intermédiaire qui certifie l’identité de la personne signataire et de la marque apposée. Cet intermédiaire pourra être une entreprise offrant des services de cryptage de type infrastructure à clés publiques (ICP ou plus communément, PKI pour Public Key Infrastructure) reconnue par les agences gouvernementales ou encore une société offrant des services corporatifs tels que DocuSign ou e-Signlive/One Span. Il s’agit d’un des moyens les plus sûrs de signer un document électroniquement, puisque la signature électronique dispose d’un certificat la reliant à l’identité du signataire, et par le fait même, au document. Dans ce cas, il n’est plus aussi important de conserver le courriel via lequel le document a été envoyé. Cette méthode est à privilégier si votre transaction est effectuée par le biais d’un nuage (ou « cloud »). En effet, dans un tel cas, il est plus difficile de relier l’identité du signataire au document.

Il existe une multitude d’aspects juridiques entourant les documents technologiques. En somme, il est recommandé aux administrateurs de contrats d’adopter les meilleures pratiques en la matière et de consulter un avocat afin d’assurer l’intégrité et la validité de la démarche.

Par Sam Coppola et Jon Mechanic