GÉRER UNE COPROPRIÉTÉ EN PÉRIODE D’ÉTAT D’URGENCE SANITAIRE

Alors que quasiment tout est à l’arrêt, qu’on demande aux gens de se confiner à domicile et d’éviter tout rassemblement afin d’éviter la propagation de la COVID-19, les syndicats de copropriété ne peuvent simplement arrêter d’administrer leur immeuble. Ainsi, ils doivent continuer à fonctionner afin d’assurer la pérennité de l’immeuble, tout en adaptant leur gestion de façon à préserver la santé des occupants. Cette contrainte dans l’administration de l’immeuble soulève plusieurs questions pour le conseil d’administration, voici quelques recommandations :

Réunir le conseil d’administration ?

Malgré la situation actuelle, le conseil d’administration doit continuer la conservation et l’administration de l’immeuble. Les administrateurs peuvent tenir leurs réunions par conférence téléphonique ou par vidéoconférence. Les résolutions signées par les administrateurs habiles à voter auront la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion en personnes. Pour simplifier la signature des résolutions pendant cette période d’état d’urgence sanitaire et éviter que ces résolutions soient invalidées en raison d’un vice de forme, il est possible de confirmer son vote par courriel.

Organiser une assemblée des copropriétaires ?

Normalement, le conseil d’administration devrait convoquer les copropriétaires en assemblée chaque année, à la fin de l’exercice financier, afin de discuter et de traiter des sujets concernant l’immeuble et son administration. De façon générale, ces assemblées doivent avoir lieu dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice financier.

En raison des mesures de distanciation à prendre, il est pratiquement impossible de tenir les assemblées comme à l’habitude, particulièrement dans les grands immeubles ayant plusieurs unités. Pour les petites structures, les copropriétaires peuvent tenir cette assemblée par vidéoconférence, si la déclaration de copropriété le permet ou si les copropriétaires y consentent. Pour les immeubles détenus par un grand nombre de copropriétaires, cette alternative est beaucoup plus complexe. 

Dans l’éventualité où l’assemblée ne peut être tenue, le conseil d’administration doit aviser les copropriétaires de l’immeuble qu’une assemblée sera convoquée dès que l’état d’urgence sanitaire sera levé. D’ici là, le syndicat continuera d’administrer l’immeuble avec le même budget et le même conseil d’administration.

Dans l’éventualité où il est vraiment urgent qu’une décision soit prise en assemblée, il serait préférable de s’adresser aux tribunaux, lesquels sont demeurés ouverts pour les questions urgentes. Ainsi, on pourra établir les modalités de la tenue d’une assemblée, ou des mesures de sauvegarde à prendre, pour éviter que des décisions ne soient prises dans l’illégalité et qu’elles soient invalidées par la suite.

Procéder à l’élection des administrateurs ?

En principe, les administrateurs sont élus pour une période d’un an et les élections se tiennent lors de l’assemblée des copropriétaires. Si elle ne peut être tenue, le mandat des administrateurs doit être continué jusqu’à ce qu’une élection soit tenue en assemblée. De la même façon, dans l’éventualité où un administrateur démissionnait, les autres administrateurs devront combler cette vacance jusqu’à la tenue d’une élection.

Gérer les finances et le budget ?

Pour s’assurer de la continuité de l’administration de l’immeuble, les administrateurs doivent continuer à percevoir les frais de condos, comme à l’habitude. Sans la tenue d’une assemblée de copropriétaires, le budget ne pourra être modifié par les administrateurs. Par conséquent, il ne serait pas possible d’adopter une nouvelle cotisation spéciale pour l’exercice financier en cours ou d’adopter un nouveau budget pour le prochain exercice. Si une situation urgente nécessitait un appel de fonds immédiat, il est préférable de consulter un juriste afin d’analyser les faits et de trouver une solution pour éviter de se retrouver avec un manque de liquidité et des problèmes juridiques.

Fermer les installations communes ?

Plusieurs immeubles ont des salles communes, des piscines, des gymnases, etc. En cette période d’état d’urgence sanitaire, il serait préférable que ces installations soient fermées par les administrateurs. Limiter l’accès à ces installations est justifiée par la préservation de la santé des occupants. Dans la situation actuelle, agir autrement pourrait être considéré comme un manquement à l’obligation des administrateurs d’agir avec prudence et diligence, dans l’intérêt de la collectivité.

Divulguer l’état de santé ?

Aucun occupant de l’immeuble n’est obligé de divulguer aux autres ses symptômes ou son état de santé. Toutefois, pour réduire les risques de propagation du virus dans l’immeuble, le syndicat devrait inviter les occupants à informer le conseil d’administration afin que celui-ci puisse prendre des précautions supplémentaires et informer les autres occupants, sans divulguer le nom de la personne infectée.

En conclusion, pendant cette période d’état d’urgence sanitaire, il serait opportun pour le conseil d’administration de transmettre un communiqué à l’ensemble des copropriétaires et des occupants de l’immeuble afin de les rassurer et de les informer de :

  1. la continuation de la gestion de l’immeuble par le conseil d’administration
  2. l’absence d’assemblée pendant la période d’état d’urgence sanitaire
  3. la continuation des mandats des administrateurs
  4. la continuation du budget existant
  5. le maintien de l’obligation des copropriétaires d’acquitter leurs frais de condo
  6. la description des mesures particulières adoptées pendant l’état d’urgence, dont les mesures prises concernant les installations communes
  7. l’invitation à divulguer les cas d’infection au conseil d’administration, lequel s’assurera de préserver la confidentialité

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toute question supplémentaire qui n’aurait pas été couverte dans cet article.