LES ACTES NOTARIÉS TECHNOLOGIQUES : UNE SOLUTION PERMANENTE
Dans le contexte actuel où l’état d’urgence sanitaire a été déclaré en raison de la pandémie de COVID-19, le ministère de la Justice a autorisé, le 27 mars 2020, la signature à distance d’actes notariés. Avec ce décret, il était maintenant permis pour les notaires, pour la toute première fois, de recevoir les signatures des parties à un acte notarié de manière électronique.
Cependant, le décret autorisant de telles signatures devait être renouvelé de façon hebdomadaire. Il semblait à ce moment que cette autorisation ne serait qu’une mesure temporaire visant à pallier les contraintes reliées au confinement collectif, et que cette mesure prendrait fin avec la levée de l’état d’urgence sanitaire. Or, en raison de l’intérêt grandissant pour le télétravail et les technologies, la Chambre des notaires et le ministre de la Justice ont eu à revoir le caractère temporaire des actes numériques.
D’ailleurs, avec l’arrêté numéro 2020-4304 du 31 août dernier, le ministre de la Justice a prolongé l’autorisation pour les notaires de signer des actes notariés en minute sur support technologique, et ce jusqu’au 1er septembre 2021. Par la suite, cet arrêté pourra être renouvelé jusqu’à cinq fois pour une durée d’un an chacun, jusqu’à l’entrée en vigueur d’un règlement concernant les actes notariés technologiques pris en vertu de l’article 98 de la Loi sur le notariat (c. N -3). Par l’arrêté, les actes notariés technologiques ne sont désormais plus assujettis à l’état d’urgence sanitaire et par conséquent ils deviennent une pratique permanente.
Avec l’adoption de cet arrêté, les actes notariés signés à distance deviendront de plus en plus courants. Il est par conséquent important de rappeler quelques exigences et étapes reliées à une telle pratique :
Vérification de l’identité et de la capacité des parties : le retrait de l’obligation de recevoir les signatures en personnes n’exempte pas pour le moins les notaires de faire une vérification rigoureuse de l’identité des parties. Les signataires devront fournir au moins deux (2) pièces d’identité, dont l’une avec photo, afin que le notaire puisse confirmer l’identité des parties lors de la rencontre. Le notaire s’assurera également du consentement libre et éclairé des parties.
Rencontre par vidéoconférence : Depuis l’adoption du premier décret et en date de la publication du présent article, les rencontres à distance se font uniquement par l’application Microsoft Teams, laquelle peut être téléchargée gratuitement [1]. Il est par ailleurs essentiel que le notaire et les parties puissent se voir et s’entendre en tout temps, et ce grâce à l’utilisation d’un appareil muni d’un micro et d’une caméra. L’option « partage d’écran » offerte avec Teams sera également un outil important puisque le notaire devra voir les signataires effectuer les gestes nécessaires à l’apposition de leur signature électronique sur l’acte.
Processus de signature : La signature numérique des documents est relativement simple. Les parties recevront un lien par courriel pour accéder aux pages de signatures. Afin d’authentifier leur identité, les parties auront à entrer un code qu’ils auront reçu par message texte ou par téléphone, ou un mot de passe déterminé avec le notaire au préalable, selon l’option choisie. Les documents apparaîtront par la suite à l’écran et pourront alors être signés numériquement. Aucune signature manuscrite ne sera requise. La signature se fera en cliquant sur le bouton « Approuver et signer » au bas de chaque document.
En contexte de pandémie avec la déclaration de l’état d’urgence sanitaire ou en temps normal, il n’est pas toujours facile pour un notaire de rencontrer toutes les parties en personne. Les contraintes reliées au confinement tout comme la réalité de l’éloignement géographique entre les parties et le notaire apportent une difficulté supplémentaire au moment de la signature des actes. Ce nouvel arrêté permet de pallier ces contraintes, en proposant une possibilité autre que la rencontre physique entre le notaire et les parties. Toutefois, il est nécessaire de souligner qu’aucune disposition de l’arrêté n’implique une obligation pour les notaires de procéder de façon numérique. L’utilisation d’un support technologique pour clore un acte notarié est à la discrétion de chaque notaire et demeurera ainsi.
Vous avez des questions au sujet des actes notariés à distance ou encore, vous souhaiteriez être accompagné dans vos démarches? Communiquez avec nous dès aujourd’hui.
[1] https://www.microsoft.com/fr-ca/microsoft-365/microsoft-teams/download-app